Digitale Personalakte: Immer und überall die aktuellen Daten zur Hand

Mit einer digitalen Personalakte haben Sie standortunabhängigen Zugriff auf alle Personaldokumente. Die Ablage gelingt intuitiv und einfach. Sie können sich von der Papierflut und Medienbrüchen verabschieden. Künftig haben Sie alle relevanten Informationen zur Hand. Revisionssicher und aktuell.

Die Vorteile der Digitalen Personalakte auf einen Blick

  • Benutzerfreundliche Oberfläche durch Look & Feel der Papierakte
  • Vorschau auf Dokumente, elektronisches „Blättern“ mit hoher Performance
  • Löschen nach 4-Augen-Prinzip
  • Direkte Ablage von Dokumenten per Drag and Drop
  • Automatische Archivierung von Nachweisen (z.B. Entgeltnachweis) und Bescheinigungen (PM20)
  • Ausleihen von Akten oder einzelner Dokumente ad-hoc möglich
  • Funktion Dokumente vergleichen (mehrere Dokumente parallel ansehen)
  • Zugriff für Führungskräfte und Mitarbeiter auch außerhalb von SAP möglich (keine SAP Lizenzkosten)
  • mobile Personalakte mit Nutzung des Apple iPad als Endgerät
  • keine zusätzliche Software auf dem Client-PC notwendig
  • kein zusätzliches Berechtigungskonzept erforderlich

Es gibt viele gute Gründe für eine Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte erhöht die Qualität Ihrer Personalarbeit

  • Die Informationsqualität der Personalakten wird erhöht
  • Sie haben vollständige Informationen jederzeit verfügbar
  • Die Ablage lässt sich sehr leicht strukturieren
  • Alle Daten sind immer aktuell
  • Ihr HR-Team kann Mitarbeiteranfragen künftig leichter und schneller beantworten
  • Sie haben standortunabhängig und gleichzeitiger Zugriff auf alle Personalakten. Damit entfällt die redundante Aktenhaltung und das Hin- und Hersenden von Akten
  • Die Sicherheit wird durch ein Berechtigungskonzept und Protokollierung erhöht

Die Zahlen sprechen für sich:

Die Einführung der Digitalen Personalakte kann Ihre Kosten um bis zu 30% senken.

  • 50 – 90 % kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten
  • 80 – 90 % kürzere Transportzeiten
  • 70 – 95 % kürzere Suchzeiten
  • 10 – 25 % Verbesserung der Produktivität
  • 30 – 50 % Reduzierung des Platzbedarfes
  • 10 – 55 % Reduzierung der notwendigen Bürosystemkosten

Häufige Fragen

Was machen wir mit den Papierakten nach dem Scannen?

Wir empfehlen Ihnen, die Digitalisierung Ihrer Altakten durch zertifizierte Fachunternehmen durchführen zu lassen. Gerne sind wir Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters behilflich.

Ist die Digitale Personalakte sicher?

Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz müssen die Anforderungen an eine Digitale Personalakte erfüllt werden. Wir unterstützen Sie dabei, eine sichere digitale Personalakte aufzubauen. Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen ein detailliertes Berechtigungskonzept, sichern die Einsichtsbeschränkung und die Protokollierung und unterstützen Sie beim Briefing des Scan-Dienstleisters. Wir sorgen für die Archivierung und nehmen eine Verfahrensdokumentation vor.

Kann ich die Struktur meiner Digitalen Personalakte frei gestalten?

Ja. Sie haben die Möglichkeit, die Struktur Ihrer Digitalen Personalakte selbst festzulegen. Wir empfehlen die Einführung eines KWP DPA Templates, das die am häufigsten genutzten Dokumentenarten bereits ausliefert.

Brauchen wir zusätzliche Hardware oder Software?

Das Dokumentenvolumen ist in der Regel sehr hoch. Deshalb empfehlen wir Ihnen eine semi-professionelle Hard- / Software-Lösung mit Barcodeerfassung und automatisierter Zuordnung zu nutzen. Oft können auch vorhandene Anwendungen verwendet werden.

Die Ablage der Dokumente erfordert ein Ablage- oder Archivsystem zur rechtssicheren Langzeitarchivierung. Hier können vorhandene Archivsysteme verwendet werden. Alternativ kann auch der SAP Content Server zum Einsatz kommen.


Gibt es Lösungen für unterschiedlich große Anforderungen?

Ja, die gibt es. Wir beraten Sie gerne und zeigen Ihnen Lösungen von "klein" bis ganz "groß".

Sie möchten mehr über die Digitale Personalakte erfahren?

Nutzen Sie die Gelegenheit und schreiben Sie uns eine kurze Nachricht.

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